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黑河学院招标采购管理办法
2013-01-13 00:00  

黑河学院招标采购管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强学校对招标工作的统一领导,规范招标工作,推行校务公开,完善监督制约机制,提高经济效益,保证投资项目质量,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和国家、地方有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 物资采购应根据学校事业发展的需要,坚持勤俭节约的原则,做到按计划采购、科学合理配置。

第三条 学校物资采购遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。

第二章 招标范围及内容

第四条 凡报经上级主管部门立项批准或由学校自主批准且配套资金落实、条件具备、准予实施的预算标准在2万元以上的学校经费开支项目,均须纳入政府或学校招标范围统一实行招标管理:

一、基建、修缮、装饰、安装、道路、绿化等工程项目;

二、设备、仪器、器材、家具、物资、各种耗材等采购项目;

三、勘察、设计、咨询、监理、劳务等委托服务项目;

四、图书、教材、公寓及办公用品、实验药品等采购项目;

五、商用房招租、固定资产变价处理、废旧物品变卖等项目;

六、学校其他资金在2万元以上具有竞争性的项目;

七、依照有关规定必须进行招标的其他项目。

第五条 凡符合本办法规定并已经批准立项的项目,招标办应在15日内向学校招标工作领导小组申报该项目的招标工作方案。

招标工作方案的主要内容包括:立项报批情况,资金落实情况,招标办的人员组成,项目招标工作任务时限和开标、评标、定标要求,拟将采用何种招标方式,以及项目不能进行招标或者须委托招标代理机构的理由和依据等。

第六条 依照本办法规定须纳入学校招标范围并属于政府招标管理的项目,按政府招标主管部门的规定要求执行。

第七条 属于政府招标管理的项目,但经政府招标主管部门批准由学校自行招标的,依照本办法规定的招标方式执行。

第八条 招标形式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源五种。一般采用公开招标和邀请招标方式进行。

第三章 工作机构及其职责

第九条 学校成立招投标工作领导小组。组长由校长担任,副组长由学校各主管领导担任,成员由财务、审计、监察、资产、有关业务系(处)等部门负责人组成。

第十条 在招标领导小组领导下,由招标办负责相关项目的招标组织工作。招标办主任由分管招标工作的校领导兼任,副主任由招标办成员单位资产管理处、审计处、财务处负责人担任,成员由资产管理处、审计处、财务处、有关业务系(处)、项目单位的有关人员组成。招标办公室设在资产管理处,日常工作由招标办公室负责。

第十一条 招标领导小组工作职责:

一、统一领导学校各类项目的招标工作;

二、制定颁发招投标活动的程序规范和工作纪律;

三、裁决各项目的招投标纠纷事项和定标结果;

四、确定中标单位及所签定的合同;

五、处理招标活动中的其他重要事项。

第十二条 学校招标采购办公室的职责:

一、执行领导小组对项目招标工作的决定和交给的工作任务;

二、学校招标项目招标日程安排;标书的制定;

三、学校招标采购项目的开标、评标、定标、公布中标单位等;

四、审核投标人资格、投标申请,在开标前接收和保管投标文件;

五、对招标采购项目建立档案,具体包括以下内容:

1.基本情况和数据收集;

2.委员会成员名单;

3.开标记录;

4.符合要求的投标一览表;

5.废标情况说明;

6.评标标准、评标方法或者评标因素一览表;

7.经评审的价格或者评分比较一览表;

8.经评审的投标人排序;

9.推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜;

10.澄清、说明、补正事项纪要;

11.合同;

12.验收报告。

六、按照已经核准的项目招标工作方案规定的招标方式和方法,在适当范围内发布招标信息;

七、负责投标保证金的收取和退还事项及有关管理工作;

八、按招标文件内容起草项目合同书,与中标人签定合同;

第十三条 资产管理处职责:

一、根据各部门提出的年度招标采购申请,汇总、审核、编制招标采购计划,并向学校招标办、招标领导小组汇报。

二、负责向政府有关部门申报符合政府招标采购标准的招标项目,确定招标采购方案、标书和日程安排。协助配合主管部门办理按规定由政府招标项目的招标工作。

三、安排学校招标工作日程,受理招标申请,编制招标采购方案。组织校内招标采购工作。对学校招标采购的项目,按规定统一收取招标费用和支出费用,定期公布招标费用的收支情况。

四、按照招标采购项目立卷、归档相关文件和资料,并按规定向学校档案室移交档案。应归档的文件包括:

1.根据中标(谈判、询价)结果而签订的合同及签订合同的委托书;

2.中标通知书;

3.验收报告及其他文件资料;

4.招标方案、招标文件、谈判文件、询价文件;

5.中标人送审的各种资料和投标报价文件;

6.招标、谈判和询价过程中形成的文字记录;

7.项目申请单位送审的各种资料和文件;

8.投标报名、资格考察、招标文件收发、评标人员签到等登记材料;

9.招标工作相关的管理表格等。

五、汇总编制招标情况一览表,定期向校长报告;

六、审核合同文稿,督促合同的执行;

七、对将形成固定资产的招标采购项目实行跟踪管理,在合同执行完毕后,办理固定资产登记;

八、参加招标项目的验收;

九、按校务公开的规定公布相关信息。

第十四条 审计处职责:

一、审查采购经费来源是否合规,招标项目预算(采购估算)是否符合效益原则;

二、审定招标文件、招标程序是否规范,是否符合法规要求;

三、审查招标人资质是否符合公告的要求,有无违规记录;

四、监督选定评委,对评标过程中的违规违纪现象提出处理意见;

五、参加对中标候选人的考察;

六、审核和合同文稿,监督合同的执行;

七、对合同执行期间所发生的项目内容和价格变更进行审核和确认;

八、及时纠正招标采购过程中出现的违纪违规行为;

九、参加招标项目的验收。

第十五条 财务处职责:

一、根据有关法律法规和财政部门要求,结合教育事业发展实际情况,负责审核、编制、上报政府采购预算;

二、负责采购所需的财政性资金及其他资金的筹集和结算;

三、负责对招标采购项目实行经费管理,严格控制项目预算、成本造价;

四、审核合同价款、付款方式、监督合同的执行;

五、对未履行审批手续、经费未经落实或资金来源不正当的采购项目、未按本办法规定进行招标采购的项目、未经审计处确认的合同变更等不予付款;

六、参加招标项目的验收。

第十六条 业务处(室)、项目单位职责:

一、负责项目的技术要求:

1.拟定单位年度采购计划、草拟招标采购相关文件、提供项目情况及技术要求说明;

2.提供项目所需设备、辅机、备品备件等详细清单;

3.提供项目所需设备、辅机、备品备件等的技术规格、技术标准等详细的技术参数、图纸等;

4.提供安装、施工等技术图纸;

5.提供售后服务要求等细节情况;

6.其它需要提供的技术资料。

二、对不完整和不符合招标要求的技术信息和数据,提出完善、修订和补正,并提供论证报告;

三、参加招标全过程,负责向专家、评委详细介绍项目情况;

四、办理项目审批手续,申请项目经费;

五、在招标采购过程中把好质量关、技术关;

六、严格执行合同规定,维护学校利益。

七、按招标合同组织验收,办理固定资产交接和报增手续。

第十七条 采用公开、邀请招标、竞谈方式进行的学校招标采购项目都要成立专家组,由专家组采取打分或无记名投票方式进行评标并定标。

第十八条 学校招标采购办公室要按行业、学科逐步建立学校招标采购管理专家库,由学校招标采购办公室代表学校统一发聘书。学校自行招标采购项目的专家组成由专家库人员抽签方式或直接确定产生。每个项目的招标专家组成人员(含商务、技术专家)应占评委总数的三分之二。

第十九条 资产管理处、审计处、财务处及有关业务处(室)、项目单位按经济合同有关规定、招标技术要求审定合同,最后由校长授权合同签订人与中标单位签订经济合同。

第二十条 凡属规定之内应进行招标采购的项目,都要按着职能和工作程序组织实施。

第二十一条 项目招标承办单位原则为招标办公室,特殊项目由招标领导小组指定的部门负责。

第四章 招标工作规则

二十二 属于本办法规定范围、标准,但依照政府招标、采购的有关法规,经学校招标领导小组专项审批可不进行招标的下列特殊项目,可不予招标:

1.涉及资产安全和科研秘密的;

2.勘测、设计、咨询等项目,采用特定专利或者专有技术的;

3.为与现有设备配套而需从该设备原供应商处购买零配件的;

4.项目标的单一,适宜采取竞争性谈判或单一来源采购方式的;

5.法律、行政法规另有规定的。

二十三经审批可不进行招标的项目及预算标准在1万元至5万元之间的经费开支项目,经学校招标采购领导小组批准可采用竞争性谈判、单一来源或询价采购方式。

二十四 项目招标文件的内容应清晰、明确地提出所有实质性的要求和条件,以及拟将签订该项目的合同主要条款,包括:

一、招标人名称、项目名称及简介,主要工程、设备、材料、服务的名称和数量以及主要技术规格和品质等级;

二、交货、竣工或者提供服务的时间、期限;

三、递交投标文件方式、开标日期、地点和有效投标的期限;

四、投标人资格条件和投标文件的基本要求;

五、评标依据和标准、定标原则,主要评标办法、评标顺序及确定废标的主要因素;

六、投标保证金及履约保证金的要求;

七、投标报价的要求及其计算依据;

八、图纸目录和格式附录等;

九、主要合同条款及内容和其他需要提出的有关要求。

项目招标文件不得有以下内容:要求或者标明特定的生产供应者或者管理、服务者;对潜在投标人含有预定倾向或者歧视;与已核准的招标方式、范围所确定的原则不相同的内容。

二十五投标人按有关规定提出申请投标,在接受参加投标资格的预审通过后,依法享有投标人的权利和义务,承担投标人的责任,在编制投标文件时,应全面响应招标文件提出的各条款的实质性要求。

二十六 确定投标文件为“废标”的条件因素:

一、投标人递交的投标文件未密封,未加盖法人或单位公章和未有法定代表人、单位负责人或者被授权人签名的;

二、未按招标文件规定格式填写或者字迹模糊不清的;

三、未提供有效投标文件的;

四、没有按照要求交纳投标保证金的;

五、不能满足完成招标项目期限的;

六、附有招标人无法接受的条件的;

七、明显不符合技术规格、品质要求、货物包装方式、检验标准和方法要求的;

八、评标组认定为“以低于成本价竞标”,且投标人不能合理说明或提供相关证明材料的;

九、不符合招标文件规定的其他实质性要求的。

二十七评标组应当按照招标文件中确定的评标标准和方法对投标文件进行比较和评审,投标文件应当最大限度的满足招标文件中规定的实质性要求。一般性建设工程、物品采购等采用合理低价的办法评标(经评审投标价格低于成本的除外);服务类项目或者技术特别复杂的建设工程等,采用综合评价的办法评标。

领导小组发现评标组有不公正行为的,可以提出质疑,并向监督部门通报,经监督部门调查证实的,领导小组可以另行组织评标组评标和确定中标人。

二十八按本办法须实行招标的项目发生下列情形的,招标办应提出修正方案,报经领导小组核准后,重新组织招标:

一、通过资格审查的公开招标的投标人不足3人,邀请招标的投标人不足3人的;

二、经评议为有效投标的投标人少于3人的;

三、经查实,招投标过程中有不公正行为,影响招标结果,经领导小组裁定招投标结果无效的。

连续两次招标失败的项目,可按程序重新申报,经领导小组核准调整招标方式或者不再进行招标。

二十九经招标办审批、修改、签发的招标工作文件、合同及有关资料,任何单位和部门不得擅自变更内容、随意增减条款原意或附加条件。如遇不可预见原因确须变更补充的,应报请领导小组核准确定。经核准需增加合同原规定以外的内容,增加部分符合招标条件的,必须专项组织招标。

第五章 招标方式与工作程序

第三十条 招标工作程序一般为:

一、项目单位按项目性质分别向教务处、后勤管理处提出购置申请(低值易耗品根据使用性质分别向教务处、总务处申报;教学仪器设备向教务处申报;行政办公设备、医疗器械、劳保用品、办公用品、木器家具、学生公寓用品向后勤管理处申报),经主管校长同意后,报资产管理处,并同时提供已确定的详细的技术资料、技术参数、参考厂家、参考型号、参考单价及项目的全部内容。资产管理处根据经有关业务部门审查同意的购置申请和学校的实际情况制定出符合学校情况的采购方案,报招标办审核、招标领导小组批准。

二、根据批准的招标采购项目,资产管理处一般在15个工作日内组织考察、审核,拟定招标方案(即招标方式、招标形式等),对符合政府招标采购的项目由主管校长批准,报政府招标采购相关部门审批,由政府招标采购部门组织招标;对符合学校招标采购的项目由学校招标采购领导小组向招标采购办公室下达采购任务。

三十一条 公开招标工作程序:

一、拟定招标方案。根据本办法的职责分工,招标办按项目的情况,拟定招标工作方案和招标文件,经领导小组批准后,发出招标通知或发布信息公告;

二、发放招标文件。招标办对投标人的投标申请及其资质能力等情况审核后,向符合要求的投标人发放招标文件及相关材料,并按规定要求收取投标保证金;

三、进行咨询答疑。招标办召开招标预备会议,组织投标人进行现场勘察,向投标人介绍招标项目情况,解答投标人的咨询疑问;

四、签收投标书。投标人在招标文件规定的时限内,及时将投标书交给招标办签收封存(超出投标书递交截止时限的投标人,视为自动放弃投标权利,其超时递交的投标书按废标处理);

五、确定评标组成员。在开标之前,由招标办确定参加开标和评标的专家及其他评标组成员;

、组织现场开标。招标办按招标文件中规定的开标时间、地点,召集投标人现场开标,按规定对所开标的投标书,确认其有效或无效,并宣告本次招标是否流标;

七、评标组评标。根据开标的情况,评标组成员按评标工作的要求、标准,各自作出对候选中标人的评价,按得票(分)数顺序排出候选中标人名单;

八、定标。招标办根据评标组评出的候选中标人情况定标(主要招标项目由校领导主持确定);

九、发出中标通知。招标办及时将定标结果通知中标人,发出《中标通知书》,并将核准后的合同文本交由中标人,作为签定项目合同的依据;

十、签定项目合同。招标办严格按照核准后的合同内容条款,通知中标人凭《中标通知书》前来办理项目合同签定手续。

三十二条 邀请招标工作程序:

一、采取本招标方式的招标项目,招标办依照下列规定将符合条件的项目,报送领导小组批准实施:

1.技术要求复杂或有特殊专业要求的;

2.公开招标所需费用和时间不符合经济合理性要求的;

3.受供货来源或运输条件限制的;

4.法律法规或者政府另有规定的。

二、符合本条上述规定的项目招标工作,按下列程序办理:

1.制定招标文件。承办单位拟定项目招标工作方案及招标文件,以及该项目拟将签订的项目合同书,报送领导小组批准后开始实施;

2.邀请投标人。按批准后的招标方案,在特定的范围以特定的方式发布招标信息、文件,邀请3家以上具备承担招标项目的能力、资信良好的投标人前来领取招标资料;

3.开标、评标、定标。按该项目招标工作方案确定的时间安排,招标办召集项目评标组,共同进行开标、评标,招标办按评出候选中标人名次顺序定标(主要招标项目由校领导主持确定);

4.签定项目合同。招标办公布定标结果并向中标人发出《中标通知书》,中标人凭《中标通知书》前来洽商,按经核定批准的项目合同书,与中标人签定该项目合同。

三十三条 竞争性谈判工作程序:

一、采取本招标方式的招标项目,项目承办单位依照下列规定将符合条件的项目,报送领导小组批准实施:

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3.采用其他方式不能满足紧急需求的;

4.不能事先计算出价格总额的。

二、符合本条上述规定的项目招标工作,按下列程序办理:

1.成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

2.制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

3.邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

4.谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

5.确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,招标办从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

5.签订采购合同。招标办与中标供应商以供应商报价书的内容为主体签订政府采购合同。

三十四条 询价采购工作程序:

一、采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,报送领导小组批准实施,可以依照本法采用询价方式采购。

二、符合本条上述规定的项目招标工作,按下列程序办理:

1.成立询价小组。询价小组由采购人的代表和采购项目方面的有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组成立之后的职责是,对采购项目的价格构成要素做出合理框定,制定成交的评判标准,拟定评审注意事项等。这一步骤主要是为具体采购活动做好铺垫。

2.筛选被询价的供应商名单。对于被询价对象的选择,询价小组应当根据采购项目的特点和采购需求等情况,从符合相应资格条件的供应商名单中优中选优,确定不少于三家的供应商作为询价对象。并且对被询价的供应商的选择不能刻意指定。

3.发出询价通知书。询价小组向被询价供应商发出询价通知书让其报出一次性不得更改的价格。询价通知书应当将需求情况详细说明,以便供应商制定报价。其内容主要包括:所需数量、技术参数要求、履约期限及交货地点、供应商应携带的资质证明材料、递交报价单地点、截止时间、报价单位法人代表或委托人签字盖章等。

4.确定成交供应商。询价小组根据事先制定的评判标准,本着符合采购需求、质量和服务要求且报价最低的原则对收到的报价进行评审,确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

5.签订采购合同。招标办与中标供应商以供应商报价书的内容为主体签订政府采购合同。

第三十五条 单一来源采购工作程序:

一、采取本招标方式的招标项目,项目承办单位依照下列规定将符合条件的项目,报送领导小组批准实施:

1.只能从唯一供应商处采购的;

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

二、符合本条上述规定的项目招标工作,按下列程序办理:

1.受理采购委托。对符合受理条件的采购项目,进行受理登记,并负责告知申请单位本次采购的操作程序以及必须提供的有关资料。

2.编制采购文件。编制、确认、送审采购文件。确定采购项目的组成人员2-3名,其中项目负责人1名。项目负责人负责整个采购活动,并负责在2个工作日内按规定格式编制完成采购文件。并告知申请单位应在1个工作日内完成采购文件的确认,确认意见要经单位领导签字并加盖单位公章。

3.发放采购文件。以电话、传真等形式直接向供应商发出邀请并发放采购文件。在发放采购文件的同时,要组织项目人员进入市场,就项目的核心内容进行调研。

4.组织采购谈判。在谈判前制定谈判办法、谈判程序、谈判纪律。接收供应商的谈判响应文件,组织采购人与单一来源供应商就采购项目的规格、技术要求或有关参数、数量、价格、交货地点、交货方式、交货时间、货款支付方式、验收事项、售后服务及期限等内容逐一进行详细洽谈。谈判结束后,应要求参加谈判的供应商根据谈判达成的协议,书面确定最后报价以及项目的核心部分。

5.签发成交通知书。按谈判结果,拟定成交通知书,报招标办审核,报主任签发。在规定的时间内通知成交供应商领取主任审签后的成交通知书。项目负责人负责编写项目小结,并在成交通知书发出后2个工作日内送采购办备案。

6.签定采购合同。协助采购人与成交供应商在成交通知书发出之日起三十日内,按照采购文件、谈判响应文件以及谈判时供应商书面承诺的内容签订政府采购合同。采购合同送采购办备案。

第六章 采购验收和结算

三十 验收和结算:

验收。采购的物资设备到货或安装完毕后,由采购办和使用单位或责任部门共同验收,如发现数量不符、质量有问题时,采购经办人员应立即与供方交涉,办理补、退货或索赔手续。安装的设备验收合格后要填写验收报告,验收标准以合同为依据。

财务结算。学校招标采购物资设备付款一般按5:4.5:0.5比例分期支付,即货到验收合格后付50%款,6个月内再付45%款,余款5%一年内付清;进口仪器设备付款,货到验收合格后付30%,三个月内再付70%。工程类完工验收合格后付50%款,6个月内付40%款,余款10%一年内付清。以上亦可按招标时双方协商认可方式付款,但需交5%-10%质保金,一年内付清。

第七章 招标采购的管理和监督

三十七条 各类招标必须坚持公开、公正、公平竞争和择优定标的原则,每项招标一般应由三家或三家以上投标单位竞争(特殊情况可以两家或采用单一来源方式),招标时要对投标者进行资质审查,评标应以方案可行性,质量可靠性,技术先进性,报价合理性和售后服务可靠性等为依据进行综合评定。

第三十八条 严格按照国家评标委员会和评标方法暂行规定的条款执行。参加评标的专家及委员在中标结果确定前应当保密,招标人应当采取必要的措施,保证评标在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预,影响评标的过程和结果。

第三十九条 严格招标工作纪律。领导干部及主管工程、设备、物资采购人员的配偶、子女和亲属回避竞标;参加招标工作的人员必须坚持原则,秉公办事;如与供应商有利益关系的应当回避;严禁不经招标或集体讨论而确定施工(供货)单位;严禁明招暗定、泄露标底、招标走过场。对违反规定者,要追究直接责任人和有关领导的责任,直至给予党纪政纪处分,触犯刑律的移交司法机关处理。

第四十条 对到货后三个月内不安装调试、半年内不投入使用的设备,使用单位应及时报告学校,由采购办会同监察审计部门追查原因,确系人为因素造成的,要逐级追究责任进行处理。

第八章 附 则

第四十一条 本办法自颁布之日起实施。

第四十二条 本办法由招标采购领导小组负责解释。

第四十三条 本办法执行中如遇有与国家法律法规相互抵触的,按国家法律法规执行。

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