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黑龙江省政府采购档案管理办法(暂行)
2013-01-13 00:00  

黑龙江省政府采购档案管理办法(暂行)

第一章 总 则

第一条 为加强政府采购档案管理,有效保护和利用政府采购档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定,结合实际情况,制定本办法。

第二条 黑龙江省政府采购档案管理适用本办法。

第三条 政府采购档案是指政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

第四条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料,都应归入政府采购档案,并保证档案资料的真实性、完整性和有效性,不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章 政府采购档案的内容

第五条 政府采购档案具体包括:

(一)政府采购计划文件

1、采购计划申报表;

2、委托采购协议书或合同;

3、采购预算和资金构成;

4、采购需求清单或需求说明和资料,包括变更采购方式申请意见。

(二)政府采购前期准备及招标文件

1、采购计划登记单;

2、变更采购方式申请的批复意见;

3、采购招标领导小组成员名单,不包括评审专家;

4、供应商抽取名单;

5、标前会会议纪要;

6、采购人对招标文件的确认记录;

7、招标文件,包括有关文件、资料、样本、图纸等;

8、供应商领取招标文件的记录;

9、已发出招标文件的澄清或修改的文件;

10、招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关负责人审批件;

11、供应商的考察情况报告或资格审查情况报告;

12、项目标底或预算。

(三)政府采购开标文件

1、投标文件正本及投标声明,包括有关文件、资料等;

2、在投标截止时间前,投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录;

3、接受供应商投标的记录;

4、开标一览表;

5、公证文书;

6、开标过程有关记录,包括采购项目样品送达记录;

7、开标过程中其他需要记载的事项。

(四)政府采购评审文件

1、抽取评审专家审批单和评审专家签到表;

2、评标委员会名单及现场监察、监督人员名单;

3、评标委员会工作文件和有关资料,如评标办法、评标细则、评标纪律等;

4、工作人员对评审过程的记录 ;

5、评审专家评审记录及格式文本;

6、供应商的书面澄清;

7、需要考察的采购项目的评审报告;

8、废标报告及处理意见;

9、现场监察、监督人员签字记录。

(五)政府采购中标文件

1、中标侯选供应商排序表;

2、采购招标领导小组对评标委员会的授标建议的审定意见;

3、依法变更采购结果的记录;

4、中标、成交通知书;

5、采购结果公告记录。

(六)政府采购合同文件

1、政府采购合同,包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录;

2、采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录。

(七)政府采购验收及结算文件

1、政府采购项目质量验收单或接受履行报告;

2、采购项目验收结算或预付款通知书;

3、发票原件、复印件及附件或黑龙江省单位往来资金结算票据复印件;

4、固定资产验收单;

5、委托政府采购代理机构采购项目完成报告单;

6、项目验收方案等工作文件和有关资料;

7、项目验收、抽查报告和有关资料;

8、验收、抽查结果处理意见。

(八)其他文件

1、评标报告;

2、争议或纠纷处理结果;

3、供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

4、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;

5、其它需要存档的资料。

上述内容如全部涉及则应按要求全部列示,如只涉及部分内容,则列示涉及部分内容

第三章 政府采购档案归集

第六条 政府采购合同签订后,一般应在三个月内,由责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的,应由责任人做出书面说明,档案管理人员应定期催办。

第七条 整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录,包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场监控系统录制的音像资料,可作为辅助档案资料保存,有关单位应建立健全监控系统音像资料的使用管理制度,以满足监管工作的实际需要。

第八条 政府采购档案应当符合以下要求:

(一)政府采购档案的内容符合要求,规范统一;

(二)采购操作中形成的文件材料齐全完整;

(三)必须是原始件的,不可用复印件替代;

(四)文件材料中的签名、印鉴手续齐全;

(五)首页有“政府采购档案目录”;

(六)整理的政府采购档案应符合国家有关质量标准,便于保管和利用。

第九条 政府采购档案不符合要求的,责任人应尽快补齐相应材料,保证档案的完整、真实、有效。

第十条 政府采购档案需要补齐时,由相应责任人整理有关文件材料,说明补齐原因及有关信息。档案管理人员审核无误后,归入原档案统一管理。

第四章 政府采购档案的管理

第十一条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案管理工作,指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

第十二条 档案管理人员应加强归档档案的管理,在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后,按照归档内容要求,负责收集、整理、立卷、装订、编制目录,并保证政府采购档案的标识清晰有效,确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第十三条 政府采购档案应妥善保管,并保证贮存场所的清洁卫生,做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条 政府采购档案管理人员发生变更时,应按规定办理档案移交手续。

第十五条 采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案,应按档案管理的有关规定移交相关部门。

第十六条 政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷,卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

第十七条 政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页,单独保存。档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

第十八条 政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

采购现场监控系统录制的音像资料的保存期限,由市(地)及以上财政部门按实际监管工作需要确定。省本级的保存期限不少于三个月。

第五章 政府采购档案的使用和销毁

第十九条 查阅、复印政府采购档案,应填写《政府采购档案查阅/复印登记表》,经单位负责人批准或档案管理人员审核批准后,由档案管理人员抽调档案,交查阅人查阅;需复印的,由档案管理人员按指定页码复印。

第二十条 外借政府采购档案,应填写《政府采购档案外借登记表》,经单位负责人批准后方可办理外借手续,外借时间最长不得超过三天。

外借档案返还时,档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案,并办理返还手续。

第二十一条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十二条 保管期满的政府采购档案,应按以下程序销毁:

(一)档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见,并登记造册;

(二)销毁意见应报单位负责人审核批准,同时报同级档案行政管理部门备案;

(三)销毁政府采购档案时,应邀请同级政府采购管理部门人员参加现场监销;

(四)销毁政府采购档案前,销毁单位和参加现场监销人员,应认真核对清点销毁的档案,销毁后应在销毁清册上签名。

第六章 监督检查

第二十三条 各级政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第二十四条 采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。

第二十五条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构及其工作人员违反本办法,依法追究其责任。

第七章 附 则

第二十六条 本办法有关概念含义如下:

(一)采购代理机构,是指集中采购机构和政府采购代理机构。

(二)项目,是指所有政府采购项目。

(三)采购预算和资金构成,如省本级要求采购人提供的预算单位用款计划申报表或黑龙江省(省级)自筹资金集中采购项目资金到账承诺书。

(四)招标,是指所有采购方式。

(五)媒体记录,是指报刊、杂志复印件和网页打印件。

(六)供应商的考察情况报告或资格审查情况报告,是指邀请招标的资格预审和个别采购项目的前期考察。

(七)评标报告,是指公开招标和邀请招标采购。

第二十七条 本办法由黑龙江省财政厅负责解释。

第二十八条 各市、县财政部门可根据本办法并参照省本级政府采购档案目录制定具体实施办法,同时报省财政厅备案。

第二十九条 本办法自二OO七年一月一日起施行。

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